Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données personnelles Condelly traite, dans quel but, avec qui nous les partageons et quels sont vos droits. Elle s'applique au site condelly.com, au portail de gestion et à l'app Condelly.

1. Qui sommes-nous et quel est notre rôle

Pour toute question relative à la vie privée, écrivez à suporte@condelly.com.

Condelly est utilisé par des sociétés de gestion de copropriétés pour communiquer avec les résidents et gérer les incidents, les annonces et les documents. Nous avons donc deux rôles :

• Responsable du traitement des données des comptes des sociétés clientes, des demandes de démonstration faites sur le site et des données techniques et de sécurité nécessaires au fonctionnement du service.
• Sous-traitant des données que chaque société de gestion gère dans Condelly au sujet de ses copropriétés (résidents, lots, incidents, commentaires, annonces et documents). Ici, le responsable du traitement est la société de gestion de votre copropriété, et nous traitons ces données uniquement pour son compte et selon ses instructions.

Si vous avez une demande concernant les données de votre copropriété, vous pouvez l'adresser à la société de gestion ou à nous. Si vous nous l'adressez, nous la transmettons à la société et l'aidons à y répondre.

2. Quelles données nous traitons

Compte

• Nom et e-mail.
• Mot de passe, conservé uniquement sous forme chiffrée (nous ne pouvons jamais le lire).
• Si vous vous connectez avec Google : le nom, l'e-mail et l'identifiant de votre compte Google. Nous ne recevons ni votre mot de passe Google, ni vos contacts, ni d'autres données du compte.
• Langue préférée et préférences de notifications.

Lien avec la copropriété

• La société de gestion, la copropriété et le lot auxquels vous êtes rattaché, ainsi que votre relation avec ce lot (propriétaire, membre du foyer ou locataire).
• Pour l'équipe de la société : la fonction (titulaire, administrateur ou collaborateur) et les copropriétés suivies.
• Les invitations reçues (e-mail, nom indiqué par la société et état de l'invitation).

Contenu que vous créez ou recevez

• Incidents : titre, description, catégorie, emplacement dans l'immeuble, photos, statut, responsable, prochaines actions et, lorsqu'ils sont indiqués, délais et coûts.
• Commentaires publics et réponses, mentions « j'aime » et choix de suivre ou de mettre en sourdine un incident.
• Annonces et documents publiés par la société de gestion.
• Notes internes de l'équipe de la société. Ces notes ne sont jamais montrées aux résidents.

Sur un commentaire public, les voisins de la même copropriété voient votre prénom et votre lot (par exemple, « Rita, 1er gauche »). Le reste de votre profil n'est pas montré aux voisins.

Sécurité et fonctionnement

• Codes de connexion envoyés par e-mail, sessions et appareils reconnus.
• Si vous activez une app d'authentification : le secret qui génère les codes.
• Journaux techniques de nos hébergeurs, comme l'adresse IP, la date et le type de requête, utilisés pour la sécurité et la résolution de problèmes.

Notifications

• L'identifiant de notifications de votre téléphone, lorsque vous autorisez les notifications dans l'app.
• L'historique des notifications affiché dans la cloche du portail et de l'app.

Demandes de démonstration

• Nom, e-mail, société, téléphone (facultatif), nombre de copropriétés et message.

Abonnements

• Le forfait et l'état de l'abonnement de chaque société cliente. Pour l'instant, Condelly ne reçoit pas de paiements en ligne. Lorsque ce sera le cas, les paiements se feront sur le portail web via un prestataire de paiement, et nous ne conserverons pas de données de cartes. Cette politique sera mise à jour avant cela.

Ce que nous ne faisons pas

• Nous ne vendons pas de données personnelles.
• Nous n'utilisons pas vos données à des fins publicitaires et ne créons pas de profils commerciaux.
• Nous n'utilisons ni outils de mesure d'audience ni cookies publicitaires.
• Nous ne traduisons pas automatiquement ce qu'écrivent les utilisateurs.

3. À quoi servent les données et sur quelle base

• Fournir le service (comptes, invitations, incidents, commentaires, annonces, documents et notifications) : exécution du contrat avec la société cliente et des conditions d'utilisation avec chaque utilisateur (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD).
• Envoyer les e-mails du compte (invitations, codes de connexion, confirmation et récupération du compte, confirmation de suppression) : exécution du contrat. Nous n'envoyons pas de notifications d'activité par e-mail.
• Envoyer des notifications sur le téléphone : exécution du contrat, lorsque vous activez les notifications sur votre téléphone. Vous pouvez les désactiver par thème ou entièrement dans les paramètres.
• Protéger les comptes et le service (codes par e-mail sur les nouveaux appareils pour l'équipe des sociétés, protection contre les robots, journaux techniques) : intérêt légitime à maintenir le service sûr (point f).
• Répondre aux demandes de démonstration : mesures précontractuelles prises à votre demande (point b).
• Respecter des obligations légales, comme les obligations fiscales lorsqu'il y aura facturation, ou les demandes des autorités : obligation légale (point c).

4. Qui a accès aux données

• Dans votre copropriété : l'équipe de la société de gestion voit ce dont elle a besoin pour gérer la copropriété. Les résidents voient les annonces, les documents et les mises à jour publiques de leur copropriété, ainsi que les commentaires publics des voisins. Les notes internes ne sont jamais visibles par les résidents. L'accès est limité à chaque société et à chaque copropriété par la base de données elle-même.
• Les autorités, lorsque la loi l'exige.

Nos sous-traitants traitent les données uniquement pour nous fournir le service :

• Supabase : base de données, authentification et fichiers, hébergés dans l'Union européenne (Francfort, Allemagne).
• Cloudflare : hébergement du site et du portail, DNS, protection du réseau, vérification anti-robots (Turnstile) et transfert d'e-mails.
• Resend : envoi des e-mails du compte.
• Expo : envoi des notifications sur le téléphone. Les notifications passent aussi par les services de notifications d'Apple et de Google, qui les livrent sur votre téléphone.
• Google : connexion avec Google, uniquement si vous la choisissez.

5. Transferts hors de l'Espace économique européen

La base de données et les fichiers restent dans l'Union européenne. Certains prestataires (Cloudflare, Resend, Expo, Google, Apple) sont des sociétés établies aux États-Unis ou peuvent traiter des données hors de l'Espace économique européen. Dans ce cas, le transfert repose sur les garanties prévues par le RGPD, comme la décision d'adéquation relative au cadre de protection des données UE-États-Unis, pour les prestataires qui y ont adhéré, ou les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

6. Combien de temps nous conservons les données

• Compte : tant que le compte existe. Lorsque vous supprimez votre compte, nous effaçons votre profil, vos préférences, vos liens avec les copropriétés et vos appareils. Les incidents, commentaires et photos que vous avez enregistrés restent dans la copropriété, car ils font partie de sa gestion, mais sans votre nom.
• Contenu des copropriétés : tant que la société de gestion utilise Condelly. À la fin de l'abonnement, la société peut demander une copie des données, qui sont effacées dans un délai de 90 jours, sauf obligation légale de les conserver plus longtemps.
• Codes de connexion : valables 10 minutes. Le registre des envois est effacé au bout d'un jour.
• Appareils reconnus : jusqu'à 60 jours après la dernière utilisation, ou jusqu'à la déconnexion.
• Demandes de démonstration : tant qu'elles sont utiles au contact commercial, 12 mois au maximum.
• Journaux techniques et sauvegardes : pendant la courte période fixée par les hébergeurs, avec un remplacement continu.

7. Vos droits

Vous avez le droit d'accéder à vos données, de les rectifier, de les effacer, de limiter le traitement ou de vous y opposer, à la portabilité et de retirer un consentement donné.

• Vous pouvez corriger votre nom et votre langue et choisir vos notifications dans les paramètres de l'app et du portail.
• Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment dans l'app (Paramètres) ou dans le portail (Paramètres, Compte). Le titulaire d'une société supprime son compte en écrivant à suporte@condelly.com, afin que la société ne reste pas sans titulaire.
• Pour les autres demandes, écrivez à suporte@condelly.com. Nous répondons dans un délai d'un mois. Pour les données de votre copropriété, vous pouvez aussi vous adresser directement à la société de gestion.

Si vous estimez que vos données ne sont pas traitées correctement, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité portugaise de protection des données, la Comissão Nacional de Proteção de Dados (www.cnpd.pt), ou auprès de l'autorité de votre pays, comme la CNIL en France (www.cnil.fr).

8. Cookies et stockage sur l'appareil

Nous utilisons uniquement ce qui est nécessaire au fonctionnement du service, c'est pourquoi nous ne demandons pas de consentement pour les cookies :

• Session (cookies commençant par « sb- ») : maintiennent votre session ouverte dans le portail.
• Langue (« NEXT_LOCALE », 1 an) : mémorise la langue choisie.
• Connexion avec Google (« condelly_oauth », 10 minutes) : mémorise ce que vous faisiez pendant votre passage chez Google.
• Vérification anti-robots (Cloudflare Turnstile) : protège les formulaires d'inscription, de récupération du mot de passe et de demande de démonstration.

Dans l'app, la session est conservée dans le stockage sécurisé du téléphone (Keychain sur iPhone, Keystore sur Android).

9. Sécurité

Toutes les connexions sont chiffrées (HTTPS). Les mots de passe sont conservés chiffrés, les fichiers sont privés et ouverts par des liens temporaires, et chaque société et chaque copropriété n'ont accès qu'à leurs données, grâce à des règles appliquées dans la base de données elle-même. L'équipe des sociétés confirme chaque nouvel appareil avec un code envoyé par e-mail et peut activer une app d'authentification. En cas de violation de données qui le justifie, nous informons la société de gestion, l'autorité de contrôle et les personnes concernées, conformément à la loi.

10. Âge

Condelly s'adresse aux personnes âgées d'au moins 16 ans.

11. Modifications de cette politique

Cette politique porte un numéro de version et une date. Lorsque nous la modifions, nous publions une nouvelle version sur cette page et conservons les précédentes. Si la modification est importante, nous vous en informons sur le site, dans le portail, dans l'app ou par e-mail avant son entrée en vigueur.